假设你已经完成了收集过程，现在你的工作实际上就是从工作篮的最底层开始挖掘。清空工作篮，事实上并不意味着落实你所收集到的全部工作和行动。它仅仅是指确定每一项工作的内容和实质，并判断出你下一步的具体措施。
当你完成了加工处理工作篮的活动时，你将：
1、 丢弃你不再需要的一切；
2、 完成任何用不了2分钟就能搞定的事情；
3、 把任何可以委托他人处理的事情交代出去；
4、 为所有需要走过2分钟时间的工作注明提示信息，并分类纳入你的管理系统之中；
5、 根据获取的信息，明确你目前一些较为重要的工作和任务。

为了能够纵览整个工作流程，你会发现，在下一页所附的工作流程图具有非常有益的参考价值。中间一栏展示了加工处理以及确定下一步行动计划时所涉及到的一切步骤。

 
本章将重点介绍该图中间一栏的各个组成因素，从工作篮扩展到一步行动的各个环节。你能看到，每一个悬而未决的问题在遵循这个加工处理的模式后，会自然而然地形成一种组织结构。例如，当你从工作篮随手挑出一件事情，突然意识到：“我应该致电安德烈，向她通告这一情况。算了，还是等到星期一她在办公室的时候再打吧。”然后你立刻推迟了行动，并在星期一的工作日历上做标注。
我建议你在正式开始处理你所网罗到工作篮内的事情之前，首先仔细地阅读一下本章，以及下一章有关管理具体行动的内容，这样做也许可以节约某些步骤。当我针对这一过程对客户进行培训时，人们往往踌躇不前、摇摆不定，这是因为决定要处理未尽事宜是一个简单的事情，但是最佳的决策途径便相当的棘手了。
比如我培训的许多客户都迫不及待地建立起个人掌上电脑中的计划表，并使之与公司用于收发电子邮件和进行日程安排的outlook保持同步。首先需要确认的是，所有的硬件和软件配置运行良好。当完成收集工作之后，我们清除(通常是打印出来，然后清除掉)整理了那些原先在outlook工作清单上的准备管理的一切项目，并把它们统统地放入工作篮中。接着，我们建立起不同类别的目录，如“待打的电话”、“外出办理的事宜”、“议事日程”、“在电脑旁”等。随后我们开始着手清理工作篮，用户可以立刻启动他的计算机，直接把下一步的行动方案输入到管理系统中，最终他将会依赖于这个系统。
如果你仍然对自己到底使用哪一种个人提示系统感到犹豫的话，你完全可以首先使用技术含量较低的局面形式的记事本。一旦你的个人管理系统全部建立到位，就可以随时更新改进这些工具了。

学习这种模式的最佳途径就是行动起来。但是，还是有几个基本原则可以遵循：
1、 从最上面的一项开始处理。
2、 一次只处理一件事情。
3、 永远不要把任何事情再次放回工作篮

1、从最上面的一项开始
即使第二项事情是你们国家总统先生给你的一封个人留言，而第一项仅仅是一个垃圾邮件，你也必须首先对付这个垃圾邮件。虽然这是一个夸张的例子。但是这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。“处理”这个动词并不意味着“花费时间”，它仅仅是指“判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后相应地处理掉”。无论如何，你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不逃避任何一件事情的处理。
紧急搜索并非加工处理
大多数人首先在工作篮或者电子邮箱里寻找最紧急、最生动有趣或者最引人注目的事情来做。“紧急搜索”的做法固然很好，而且有时也极为必要。也许你刚刚从别处开会回来，15分钟后还要参加一个长时间的电话会议，因此检查一下以确保没有“地雷”，看看你的客户是不是已经答复了你的电子邮件，对你的提议表示赞同。