“应用了富士施乐PDMS服务后，我们所有经销商对产品文件资料的订购处理都有着标准化的管理流程。”公司有关人员介绍到，富士施乐在公司的现场设置了专门的服务窗口，并安排专业人员来接待经销商和公司内部所有的汽车手册等产品文件的订货要求，通过先进的系统自动匹配其所需要的相关资料。比如，这家汽车厂商在全国的几百个经销商可以通过互联网进入相关的数字管理平台，对于新车上市时必须采购的产品文件下订单，订单系统会自动组合需要的各种产品文件，经销商门店只需下一次订单就可订到全部相关的产品文件。然后系统会自动告知现场的服务平台。待服务平台确认信息无误后，富士施乐就会协调完成印刷制作，并通过物流直接送到经销商处，无需仓储的过程。

另外，如果在销售过程中出现资料短缺的情况，经销商也不必专程去厂商索要资料。他们可以登陆网络并进入数字管理平台，直接输入要求，服务人员就会根据接收的这些需求信息，经过正常的审批程序之后下达印刷制作任务。如果经销商的要求超过了企业所规定的权限，系统会提示需要经过特殊的审批才能进行定制生产。同时，系统的追踪功能也能使经销商和厂商随时了解各种进度，这样一来，汽车厂商的相关人员就无须再为汽车的产品文件管理费心，在需要的时候登陆数字管理平台便可了解详细情况。

该公司运用PDMS服务进行了产品文件流程方面的统一管理，并得到了改善：首先，实现了产品文件的数字化流程管理，开发了为经销商度身定制的数字化管理平台，实现了下订单、订单接收、订单核实确认、配送等步骤的电子化流程，提高了资料、文件的印刷和管理流程的效率和准确率。其次，加快了产品文件分发的流程周期，协助新店按时开业。优化了货物库存进出的程序、规范了经销商的费用支付并维持了安全合理的库存数量，从而减少并控制了运作成本。更为主要的是，PDMS服务释放了更多内部资源用于核心业务，帮助企业人员处理繁琐重复的非核心业务，包括代替该公司业务经理回复一些经销商的简单问题或要求，令他们能将更多的时间和精力用于企业发展的核心业务上。

文件管理，势在必行

一直以来，很少有企业把文件、信息的科学有效管理作为一种提高效率、提升竞争力的问题来对待。而作为全球排名前几位的汽车厂商，该公司在中国市场快速发展和经销店面不断增加的初期就及时意识到了文件管理的重要性，采用了富士施乐PDMS产品文件管理服务，达到了世界级的、领先的管理与服务水平，并将以此应对更多市场挑战。

这一事例，也将为其他企业带来一些启发——文件的管理将是企业运营过程中不可忽视的一项工作，需要企业予以充分的重视。