这十多位年轻的美国人都将是第一次去延安。延安在普通美国人眼中是神秘的，一方面，埃德加·斯诺等进步美国记者对毛泽东和中国共产党的深度报道已经影响了一代美国人；另一方面，国民党政府多年的反共宣传使有些人误以为共产党领导的边区在经济和政治上都是非常落后的。因此他们又把进驻延安看做是一次探险。

7月4日是美国国庆日，在重庆的一个庆祝活动上，观察组的海军上尉希契和陆军上尉科林见到了宋庆龄。对于这位中华民国的“国母”，美军官兵都充满了敬意。得知眼前的这两个美国年轻人是即将出发的延安观察组成员，宋庆龄向他们表示了由衷的祝贺，并告诫他们说，不要听信任何关于延安的传言，要用一颗不抱成见的心去观察和思考。

自从接到美军延安观察组即将成行的正式通知后，中共中央就开始了积极的准备。6月29日，毛泽东主持召开了中国共产党六届七中全会主席团会议，专门讨论了美国军事使团来延安和即将开始的国共谈判的问题。会议还决定在延安设立外事组，担任组长的是杨尚昆。从这之后到美军观察组抵达延安的一个月里，毛泽东又多次过问了接待美国观察组的准备情况，并亲自到延安机场视察安全保卫工作。

7月21日，也就是美军延安观察组启程的前一天，组长包瑞德上校从美军中缅印战区司令部拿到了一纸正式的指令，指令详细地列出了观察组在延安的任务，主要是收集共产党军队已获取的日军情报、和共产党根据地的政治和军事各方面的综合情况，并协调营救被日军击落的美军飞行员。7月22日上午，载着美军观察组第一批九名成员的C47运输机终于从重庆起飞，曾经的种种障碍，就像机翼下的重重山脉，被一座座甩在了身后。机上的九名观察组成员，作为美国政府的使者，正飞向一片陌生而又充满传奇色彩的土地。这次航行比尼克松总统1972年的破冰之旅早了近三十年。

1944年7月22日，在那个令中美人士虚惊一场的事故之后，中共中央在机场上为美军观察组举行了热烈的欢迎仪式，然后延安军民敲锣打鼓地把美国客人们迎进了延安城。

为了修复跑道，以便观察组第二批成员能尽快到达延安，当天下午，一支部队进入机场，开始平整跑道。熟悉机场建设的美军观察组成员们也前来助阵。随后赶到的叶剑英将军在问候了观察组成员后，撸起袖子就加入了工作。这一举动让观察组的成员们备感惊讶，因为，在国民党军队中，不用说叶剑英这样的将军，即使是普通的营长或连长，也不可能与士兵们一起劳动。将军的举动感染了在场的美军军官们，他们也兴致勃勃地加入进来。