对于大多数办公室工作人员来说，传真机是再普通不过的办公设备了。随着现代信息技术的发展，市场上出现了多种具有网络管理功能的传真系统。网络传真系统是指这样的设备，它一端连接传真电话线路，一端连接企业内部网络，实现企业内部对传真的网络收发和管理，极大地减少了企业的耗材使用、设备损耗和提高了企业的工作效率，在传真量越来越大的今天，显得尤为重要。

几年以前，网络传真系统还仅仅应用于一些大型的企业和机关单位，这种网络传真系统价格昂贵，但却承担了这些单位繁重的传真收发业务，往往一个系统要处理几条到上百条传真线路的工作。有的单位还把网络传真系统与企业的OA 系统相结合，极大地提高了企业的办公效率。这些大型的传真系统一般是由专用PC机或服务器和调制解调设备组成的，加上专用软件，整体造价较高。

随着PC机的价格不断下降，国内一些厂家推出了一些网络传真软件，专门针对中小型企业和事业单位使用。这些软件安装在PC机上，插上外置调制解调器或板卡就可以使用，同样也实现了小规模的网络传真应用。但这种产品需要一台计算机作为传真服务器。这就带来了一些问题，比如成本增加、耗电、一般不能做长时间运行、可能受到病毒攻击、在办公环境不容易安置等等问题。

如同原来的共享打印机需要一台电脑做中介，但后来发展出专门的打印机服务器一样，专门的硬件系统最终都会取代原来这种兼职性质的PC机软件系统。专业、可靠、稳定、容易操作是硬件系统的最大优点。

上海泉咏信息科技有限公司近来代理了硬件化的网络传真机系统，它是一个体积很小的设备，上面有两个端口，一个用于连接电话线，一个用于连接网络线，可以很容易放置在办公室的设备区，虽然是一个小盒子，但已经集成了几乎所有市场上的网络传真系统的功能，除了普通的网络高速传真收发功能外，还支持双向语音提示，群发，文档管理，用户管理，权限管理、电话簿功能，用户分机功能，邮件转发，还有盖章和签字功能。

企业内的用户只要在接入网络的计算机上安装客户端软件，就可以在自己的计算机上浏览和查阅自己的传真，由于已经是计算机文档，所以十分容易管理，不会再出现找不到以前传真的情况了。如果要将一个计算机文档发送传真也非常简单，只需在“文件”“打印”菜单上选择“COFAX传真机”，再填入对方的传真号码，就可以把文档发送到网络传真机上进行排队发送，非常方便，真正实现无纸化办公。如果设置了邮件转发功能，即使你身在外地，也可以通过你的邮件接收到发给你的传真。