管理學上常用四個象限來區分事情的輕重緩急：

．重要又緊急的事：通常是突發事件，可以凸顯上班族的應變能力，一定優先處理。

．重要但不急的事：如健康、親子關係、經營客戶，依照計劃按部就班來做，以免拖成重要又緊急的事。

．不重要但緊急的事：例如請款、做報表等瑣碎的事，不需要太多思考，可以利用零星時間分次處理。

．不重要且不緊急的事：重新思考需不需要做、能不能簡化。「如果你發現第10個步驟才會影響結果，那麼1～9步就應該想辦法省略或簡化，」蕭碧燕舉例。

4.不斷尋找更好的工作方法

■紀錄工作時間：著有《為生活工作》的記者喬．羅賓森（Joe Robinson）建議，把一週生活做成明細表，記下每天每件事用了多少時間，然後使用時間的模式就會浮現。例如主管可能發現有大半時間在開會，就可以考慮將性質相近的會議合併，或授權部屬處理。

■目標管理：方光瑋建議，當你接到一件重大工作，可以把它分成幾個子目標，然後從預定完成的日期反推回來，訂出各子目標的完成日期，就不會不知道從哪裡著手，也可以避免把所有工作都壓縮在截止日前。

■降低干擾，全神貫注：處理重要工作時，不妨關掉手機、電子郵件信箱，請同事暫時不要跟你說話，甚至關上門，確保有一段時間不受干擾。 大塊文化董事長郝明義有一次在處理堆積如山的工作時，告訴秘書不要有任何打擾，然後開始專心解決積案，不到中午，所有東西都進了發文匣，他覺得餓了，但一看時間，竟才過了15分鐘。專心的效益真是不可思議，他形容這是「時間給的神秘禮物」。

■「預習」工作：文字工作者洪閔慧在進公司前，會在路上把今天要做的事想一遍，進公司後就可以直接開始。她通常先處理打電話、寫信這些瑣事，處理重要事情時，就不會被打斷。

■提升技能：投信投顧公會秘書長蕭碧燕曾發現一位同事常加班，後來知道原來她不會打字，只好用「一指神功」慢慢敲。蕭碧燕建議，職場上必備的一些能力、知識，一定要靠自己去學。

■善用幫手：百麗康美公司經理陳建中推薦上班族利用新科技（如電腦軟體裡的行事曆功能、PDA等）管理時間。他如果與人有約，PDA手機半小時前就會提醒他，他就知道手上的事該準備結束。 陳建中也把電腦檔案、電子郵件分不同的資料夾管理，資料夾中再細分子目錄，找檔案時就不用大費周章。

■做「一舉數得」的事：陳建中如果去外地訪視門市，動線會儘量排在一起。例如去台中，就順路先去林口，回台北時選擇坐火車，順道拜訪位於火車站附近的貨運公司。 5.你不需要是萬能的